Doppelte Handarbeit
Informationen werden aus E-Mails in mehrere Systeme übertragen und Fehler fallen spät auf.
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Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigen.
Wenn dein Team regelmäßig Daten aus E-Mails, Tabellen oder anderen Systemen überträgt, schauen wir uns diesen Ablauf an. Wir bauen die Automatisierung und legen mit dir fest, wann jemand eingreifen muss.
Das bekommst du
- Analyse deines Ablaufs und der nötigen Schnittstellen
- Automatisierung mit Fehlerprüfung und menschlichen Prüfpunkten
- Dokumentation und klare Zuständigkeiten
Ein Prozess zuerstValidierung vor ÜbergabeDokumentierter Stand
Beispiel · Handwerksbetrieb
KI erkennt das Anliegen
Aus „Unsere Terrassentür klemmt“ erkennt die KI eine Reparaturanfrage und erfasst sie als Vorgang.
Vorhandene Angaben nutzen
Die KI sucht die Adresse im Mailverlauf. Stehen Straße und Ort fest, gleicht das System die Postleitzahl ab. Nur wenn der Einsatzort unklar bleibt, fragt es nach.
Antwort vorbereiten
Das zuständige Team erhält eine Zusammenfassung und einen Antwortentwurf. Unklare Fälle werden zur Prüfung markiert.
Konkreter Anwendungsfall
So wird aus Handarbeit ein Ablauf mit klaren Prüfschritten.
Ein typischer Projektweg – automatisiert wird nur der klar abgrenzbare und prüfbare Teil.
Prozess & Ausnahmen
Auslöser, Daten, Sonderfälle und menschliche Entscheidungen werden gemeinsam sichtbar gemacht.
Ablauf mit Prüfschritten
Geeignete Schritte werden verbunden; unsichere Fälle bleiben bei einer verantwortlichen Person.
Dokumentierte Übergabe
Status, Fehlerweg und Zuständigkeiten werden geprüft und nachvollziehbar festgehalten.
Geschäftsprozesse automatisieren
Erst wiederholbar machen. Dann gezielt verbinden.
Nicht jede manuelle Aufgabe ist automatisch ein guter Automatisierungsfall. Sinnvoll wird ein Workflow, wenn Auslöser, Eingaben, Regeln, Ausnahmen und Verantwortung klar genug beschrieben werden können.
Ist der Ablauf stabil genug?
Wir prüfen Häufigkeit, Varianten und manuelle Übergaben. Ein unklarer oder ständig wechselnder Prozess wird zuerst geordnet – nicht vorschnell in Software gegossen.
Was passiert bei fehlenden Daten?
Pflichtfelder, Dubletten, Fehlerwege und menschliche Entscheidungen werden als feste Prüfpunkte geplant. Unsichere Fälle laufen nicht einfach automatisch weiter.
Wer betreut den Ablauf nach dem Start?
Zugänge, Benachrichtigungen, Dokumentation und Zuständigkeiten gehören zum System. So bleibt nachvollziehbar, was lief, was stoppte und wer eingreifen muss.
Ein guter erster Kandidat ist ein wiederkehrender Ablauf mit klarer Eingabe und überprüfbarem Ergebnis – nicht der größte Prozess im Unternehmen.
Leistungsumfang
Automatisieren heißt nicht: alles laufen lassen.
Ein belastbarer Ablauf braucht Eingangsprüfung, Fehlerwege, Verantwortlichkeiten und eine klare Übergabe an Menschen.
Der echte Prozess kommt zuerst.
Wir betrachten Eingang, Entscheidungen, Datenübergaben und Ausnahmen. Erst danach wird entschieden, welcher Teil sinnvoll automatisiert werden kann.
- Ist-Ablauf und Engstellen
- Datenquellen und Zielsysteme
- Risiken und menschliche Prüfpunkte
Schrittweise verbinden.
Geeignete Werkzeuge und Integrationen werden entlang des vereinbarten Zielbilds umgesetzt.
Prüfbar übergeben.
Dokumentation, Zuständigkeiten und Fehlerwege gehören zur Übergabe.
Beispielszenario
Wie KI eine Reparaturanfrage vorbereitet.
Ein Handwerksbetrieb bekommt eine E-Mail: „Unsere Terrassentür klemmt seit gestern. Können Sie sich das anschauen?“ Die KI ordnet die Nachricht als Reparaturanfrage ein und hält das Anliegen für das Team fest.
Die Adresse steht oft schon im Mailverlauf.
Stehen Straße und Ort schon in einer früheren Nachricht zur Reparatur, übernimmt die KI diese Angaben. Ein Adressverzeichnis liefert die Postleitzahl, wenn die Zuordnung eindeutig ist. Bleibt der Einsatzort offen, fragt das System gezielt nach und ergänzt die Antwort im selben Vorgang.
Beispiel für eine Rückfrage bei unklarem Einsatzort
„Danke für Ihre Anfrage zur Terrassentür. Können Sie uns noch die Postleitzahl des Einsatzorts nennen? Antworten Sie einfach auf diese E-Mail.“
Ablauf
Ein konkreter Prozess. Drei saubere Phasen.
Prozessaufnahme
Auslöser, Daten, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten werden sichtbar gemacht.
Testlauf & Freigabe
Der Ablauf wird klein gebaut und gegen definierte Prüfschritte getestet.
Übergabe & Betrieb
Dokumentation, Fehlerwege und Zuständigkeiten werden gemeinsam festgehalten.
Projekt-Fit
Passt, wenn ein Ablauf wiederkehrt und klar beschrieben werden kann.
Das passt zu dir, wenn …
- Der Prozess folgt wiederkehrenden Regeln.
- Datenquellen und Verantwortliche sind erreichbar.
- Fehler und Ausnahmen dürfen sichtbar bleiben.
Eher nicht
- Fachentscheidungen sollen blind an KI abgegeben werden.
- Der Prozess ändert sich täglich grundlegend.
- Es gibt keinen Verantwortlichen für Freigabe und Betrieb.
Weitere Leistungen
Welcher Ablauf kostet regelmäßig unnötige Übergaben?
Wir prüfen genau einen Prozess und sagen dir, welche Automatisierung sinnvoll, riskant oder aktuell unnötig wäre.
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