Doppelte Handarbeit
Informationen werden aus E-Mails in mehrere Systeme übertragen und Fehler fallen spät auf.
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Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Arbeit wird zu einem nachvollziehbaren Ablauf.
Wir prüfen einen konkreten Prozess, verbinden geeignete Übergaben und bauen Prüfschritte ein, bevor etwas automatisch weiterläuft.
Ein Prozess zuerstValidierung vor ÜbergabeDokumentierter Stand
Prüfen → Verbinden → Dokumentieren
Dry-RunKonfiguration prüfenPDF bauenArchivierenHash prüfenLedger + NummerVersandstatus
Belegte technische Reihenfolge · sensible Geschäftsdaten entfernt
Konkreter Anwendungsfall
Eine manuelle Übergabe wird zu einem kontrollierten Workflow.
Ein typischer Projektweg – automatisiert wird nur der klar abgrenzbare und prüfbare Teil.
Prozess & Ausnahmen
Auslöser, Daten, Sonderfälle und menschliche Entscheidungen werden gemeinsam sichtbar gemacht.
Workflow mit Gates
Geeignete Schritte werden verbunden; unsichere Fälle bleiben bei einer verantwortlichen Person.
Dokumentierte Übergabe
Status, Fehlerweg und Zuständigkeiten werden geprüft und nachvollziehbar festgehalten.
Geschäftsprozesse automatisieren
Erst wiederholbar machen. Dann gezielt verbinden.
Nicht jede manuelle Aufgabe ist automatisch ein guter Automatisierungsfall. Sinnvoll wird ein Workflow, wenn Auslöser, Eingaben, Regeln, Ausnahmen und Verantwortung klar genug beschrieben werden können.
Ist der Ablauf stabil genug?
Wir prüfen Häufigkeit, Varianten und manuelle Übergaben. Ein unklarer oder ständig wechselnder Prozess wird zuerst geordnet – nicht vorschnell in Software gegossen.
Was passiert bei fehlenden Daten?
Pflichtfelder, Dubletten, Fehlerwege und menschliche Entscheidungen werden als feste Prüfpunkte geplant. Unsichere Fälle laufen nicht einfach automatisch weiter.
Wer übernimmt nach dem Go-live?
Zugänge, Benachrichtigungen, Dokumentation und Zuständigkeiten gehören zum System. So bleibt nachvollziehbar, was lief, was stoppte und wer eingreifen muss.
Ein guter erster Kandidat ist ein wiederkehrender Ablauf mit klarer Eingabe und überprüfbarem Ergebnis – nicht der größte Prozess im Unternehmen.
Leistungsumfang
Automatisieren heißt nicht: alles laufen lassen.
Ein belastbarer Ablauf braucht Eingangsprüfung, Fehlerwege, Verantwortlichkeiten und eine klare Übergabe an Menschen.
Der echte Prozess kommt zuerst.
Wir betrachten Eingang, Entscheidungen, Datenübergaben und Ausnahmen. Erst danach wird entschieden, welcher Teil sinnvoll automatisiert werden kann.
- Ist-Ablauf und Engstellen
- Datenquellen und Zielsysteme
- Risiken und menschliche Prüfpunkte
Schrittweise verbinden.
Geeignete Werkzeuge und Integrationen werden entlang des vereinbarten Zielbilds umgesetzt.
Prüfbar übergeben.
Dokumentation, Zuständigkeiten und Fehlerwege gehören zur Übergabe.
Echter Arbeitsbeleg
Interner Rechnungsablauf – nur die belegte Reihenfolge.
Keine Geschäftsdaten, kein Zertifikat und kein GoBD-Testat. Gezeigt wird ausschließlich der validierte technische Ablauf.
Quelle · interner S²-Rechnungsprozessredigiert
Dry-RunKonfig prüfenPDF bauenExklusiv archivierenHash prüfenLedger + NummerVersandstatus
Die fachliche und rechtliche Verantwortung bleibt vom technischen Ablauf getrennt.
Ablauf
Ein konkreter Prozess. Drei saubere Phasen.
Prozessaufnahme
Auslöser, Daten, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten werden sichtbar gemacht.
Prototyp & Gates
Der Ablauf wird klein gebaut und gegen definierte Prüfschritte getestet.
Übergabe & Betrieb
Dokumentation, Fehlerwege und Zuständigkeiten werden gemeinsam festgehalten.
Projekt-Fit
Passt, wenn ein Ablauf wiederkehrt und klar beschrieben werden kann.
Guter Fit
- Der Prozess folgt wiederkehrenden Regeln.
- Datenquellen und Verantwortliche sind erreichbar.
- Fehler und Ausnahmen dürfen sichtbar bleiben.
Eher nicht
- Fachentscheidungen sollen blind an KI abgegeben werden.
- Der Prozess ändert sich täglich grundlegend.
- Es gibt keinen Verantwortlichen für Freigabe und Betrieb.
FAQ zur Automatisierung
Risiken gehören in den Ablauf – nicht ins Kleingedruckte.
Wir klären Eignung, Ausnahmen, Verantwortung und nötige Zugänge vor der Umsetzung.
Welche Prozesse eignen sich für eine Automatisierung?
Gute Kandidaten wiederholen sich, haben erkennbare Eingaben und Regeln und liefern ein überprüfbares Ergebnis. Wenn der Ablauf täglich grundsätzlich anders funktioniert, sollte er zuerst geordnet statt vorschnell automatisiert werden.
Welche Risiken können bei einer Automatisierung entstehen?
Typische Risiken sind unvollständige Daten, Dubletten, geänderte Zugänge, Ausfälle verbundener Dienste und falsch behandelte Ausnahmen. Deshalb planen wir Prüfgates, Protokollierung und einen klaren Weg zur menschlichen Klärung ein.
Läuft danach alles vollständig autonom?
Nicht zwingend – und bei riskanten oder unklaren Entscheidungen bewusst nicht. Wiederkehrende Schritte können automatisiert laufen, während Grenzfälle, Freigaben und fachliche Verantwortung beim Menschen bleiben.
Welche Zugänge und Daten werden für den Start benötigt?
Für die Einordnung reichen zunächst Beispielvorgänge, beteiligte Felder und Systeme sowie eine verantwortliche Person. Technische Zugänge werden erst für den vereinbarten Umsetzungsschritt und nur im nötigen Umfang benötigt.
Weitere Leistungen
Welcher Ablauf kostet regelmäßig unnötige Übergaben?
Wir prüfen genau einen Prozess und sagen dir, welche Automatisierung sinnvoll, riskant oder aktuell unnötig wäre.
Projekt mit drei Antworten einordnen →